机器人过程自动化指南:解释成功的RPA项目

如何用RPA触发数字转换

您是否曾在某个位置工作,在那里您必须在计算机上进行高度手动和重复的工作?让我告诉你一些例子:每天在系统中输入100多个发票,在系统上执行数十个预订,或者通过相同的手段从相同的页面中收集信息。这些是许多工人的日常工作例程,也可能在您的工作环境中。这些任务很难以共同技术自动化,因为您需要实质性的投资,不会偿还,并且任务可能会定期更改,以便没有其他方式可以保持手册。
但是,这种方式,您的公司无法在数字转型的比赛中取得进展,并且仍然容易避免缺少自动化的缺点:

  • 由于手动工作导致的错误过程
  • 因疲劳员工而减少速度
  • 由于重复和苛刻的工作,减少了员工满意度

机器人工艺自动化(RPA)使您可以在没有复杂的IT知识的情况下自动执行任务,这不能通过传统方式自动化:

通过RPA的额外自动化可能性
通过RPA的额外自动化可能性

正如您在图中看到的那样,一些活动太复杂,这将使它们非常昂贵,通过传统手段自动化。例如,这些活动要求在没有公共接口的情况下跨系统输入数据。尽管RPA意味着物理机器人将在您的办公室进行移动,但它意味着计算机上的手动活动的自动化,如填写电子表格,通过RPA解决方案将信息输入到企业资源计划系统(ERP)。在成功的RPA实现之后,所有鼠标移动或键盘条目将由软件自动完成。以下是RPA自动执行的任务的示例:

如何:用RPA踢数字变换

在本节中,我将向您解释RPA是如何为数字转型的一个很好的开端,并逐步向您解释,如何在组织中使用RPA。RPA是为了获得数字转换的初步迈出:

  1. RPA通常被认为是低码技术。这使得员工在非常短的时间范围内容易掌握RPA和它的方法。
  2. RPA可以在非常短的时间范围内已经应用于公司的大多数手动流程。这使您能够立即开始与最重要的进程产生最大的好处。使用您的第一个自动化流程的投资回报率,您可以进一步努力实现您的数字转型。
  3. RPA不涉及复杂的代码或软件来开发,但所有自动化任务都是在屏幕上执行的活动的结束序列。这意味着在员工中获得RPA的接受相当容易,因为结果易于理解和有形。

通过RPA可以实现的结果令人印象深刻。TelefónicaO2表示在大约160个进程自动化后三年后,ROI在650%和800%之间(LACITY等,2014)。此外,埃森哲报告与RPA的实施,公司可以将过程成本降低高达80%,减少40%,并大幅度提高合规性(哈拉夫,2017)。
在以下部分中,我将向您解释您如何达到这些结果,以及沿流程避免的陷阱是什么。

第1步:了解您的上下文并选择正确的目标

RPA转型之旅的第一步是理解将推动您活动的上下文。是什么让你到你想要实现RPA的观点?这里有一些常见故事的例子:

  • “我们的员工对高度手动和重复性的任务非常不满意。这导致营业额增加和缺席,因为每个人都有第一个机会离开这项工作。“
  • “特别是由于几次收购,因此我们经历了重大增长。与手册的条目相关的工作量已爆炸,我们无法处理我们需要进入系统所需的发票数量。“
  • “员工最近在他的手动数据进入工作中致力于几次严重错误,这使我们的购买部门命令完全错误。错误可能会追溯到事实中,员工只是从工作量中过度劳累。我们必须提高我们的合规性。“
  • “我们的竞争对手具有更高效和更快的后台活动。这在我们的行业至关重要,因为可靠和更快的后台活动使我们能够以较低的成本提供我们的服务,并以最佳的服务给客户留下深刻的印象。“
  • “在我们外包大量的后台活动后,同样的外包回到了我们。其他国家员工的薪金显着增加,我们必须找到减少成本的替代方法。“

了解上下文将以多种方式帮助您,因为它将有助于您定义项目的范围,目标组并制定正确的目标。以下是一些目标的例子

  • 减少流程成本
  • 从低价添加任务中释放FTE
  • 增加合规性和降低风险
  • 减少过程的延期时间
  • 改善客户体验
  • 越来越多的活动的可用性(机器人可以工作24/7)

第2步:设计详细的计划并选择战略

在下一步中,您需要提出一些重要的战术和战略决策。请记住,现在您只设计了第一批RPA实现的计划。在第一波中,您将最多可自动化5个进程并使用课程学习,以调整您的后续实现的策略。

第一个实现波是以下波的基础
第一个实现波是以下波的基础

在此阶段内,您需要澄清一些问题:

  • 谁将自动化与RPA的各种过程?由于RPA是一个低码工具,因此它提供了IT部门或专业部门自己驱动实现的可能性。无论如何,两个部门的参与都是至关重要的,因为它需要维持基础设施,专业部门知道该过程。
  • 我们要创建一个过程自动化卓越中心吗?这个问题地址的战略方面是该方法是否要集中RPA知识并使所有人民共同(专注于IT实施和技术知识)或者致力于分散的方法(专注于业务实施和流程知识)。
  • 谁将监督维护活动?RPA将需要既有良好的维护活动,涉及调试可能的错误,不断改进您所设计的机器人。在这里,重要的是决定哪个方将承载责任,以及如何最小化维护成本(例如好的文档,指南,错误记录)。
  • 我们如何管理我们的内部资源?将RPA介绍到您的组织中,您还在构建公司内的RPA专业知识和知识。需要管理知识,以质量和结构持有,因此可以在合适的时间向合适的人提供。这可能涉及机器人库或最佳实践指南。
  • 我们要追求低码或高码策略吗?低码策略将更快地实现更轻松,维护更简单,使企业主能够自己进行实施。高码策略可以处理更大的品种和更复杂的任务,而在您的组织内构建更大的功能。

在您设计了一般的方法之后,是时候获得更多的混凝土了。理想情况下,您将首先开始自动化流程,预计会产生最高的投资回报。目标是投资回报以资助进一步的自动化。

第3步:分析过程(是情况)

在此步骤中,您应该分析您当前的现有流程,以便为您的第一个实现波的理想候选人选择那些。理想的RPA进程将履行以下标准:

  • 良好的文件:记录良好的流程减少了将知识转化为RPA框架所需的努力。
  • 标准化:标准化过程始终是相同的输入和输出,很长一段时间稳定,可预测,其成本是众所周知的。
  • 重复性:高频是最大化投资回报和降低成本的基础。
  • 基于规则:基于规则的进程(“如果那么那个”)比需要默认知识或高级分析组件的进程更容易实现。
  • 基于计算机:该过程应涉及计算机交互,因为自动化将最终发生在您的IT基础架构中。

关键是专注于具有RPA的理想基础的过程,并且不需要细化。但是,在您未来的RPA努力中,将业务流程管理作为理想RPA的基础引入,这可能很重要。

第3步:源是正确的工具

根据您选择的策略,您应该决定具体实施。涉及两个问题:

  1. 哪种RPA工具是我计划最适合的工具?
  2. 我要否定或外包我的RPA旅程吗?

这些是两个关键的战略问题,您只能确定第一个实施波。在这里,涉及经验丰富的顾问可能是非常有洞察力和有效的,这些顾问不仅专门从一个工具中专注,而且可以了解其他工具。这样,顾问将能够更好地了解您的情况并为您提供所有以下活动的支持:

  • 请求信息:咨询市场上的可用工具,并帮助编写选择理想供应商的技术和业务需求
  • 流程设计:记录RPA工具所需的正确粒度并进行过程优化的流程
  • 技术实施:为您提供许多行业建立的专业知识和最佳实践。
  • 项目管理支持:为您提供支持所有项目管理活动,包括变更管理,持续的沟通,启动,研讨会和去年。
  • 制定战略:制定明确的愿景,如何实现如何实现愿景和必要的路线图和KPI来监测成功的策略。

第4步:概念验证

该步骤是通过使用RPA自动化最成熟和有前途的过程来实现第一波的步骤。该实施的结果将提供进一步估计进一步实施和改善整个过程的结果。

目标是采取小的快速步骤来获得快速获胜。有几个项目表明,可以在两周甚至更低的情况下自动化和部署一个过程(LACITY等,2014)。

第5步:构建内部能力专业知识

整个努力的目标不仅要快速自动化一些流程,还要将RPA整合为组织的常量部分。这对于通过RPA实现长期成功并涉及建立内部专业知识和能力至关重要。

这可能意味着第一名工作人员参加对软件的定期培训,偶尔顾问是预防的先进问题和进一步的培训。它涉及构建过程文档和流程设计专业知识以及成功的RPA经验指南。

最后,这将使您能够更快地实现RPA项目,以便建立强大的支持中心,以提高RPA服务的稳定性,并从公司内部推动创新。

第6步:计划下一个实现波

使用来自第一个实现波的体验,现在是时候继续第二波。这种经验应该使实施更快,更可靠和高效。

例如,Telefonica O2报告说,其员工需要3个月才能完成第一波,并建立足够的专业知识,以便能够解决更挑战的过程自动化。对于第二波,公司甚至设法开发75个额外的机器人,处理所有后台交易的35%(LACITY等,2014)。

第7步:计划外包(可选)

有一种趋势迅速将RPA自动化进程和机器人维护活动慢慢外包给共享的交付中心,劳动力成本较少。这使本公司通常首先以较低的成本更快地扩大实施,并扩大国际上的RPA自动化活动。

但是,如果存在内部专业知识和RPA能力,则不能忘记外包只是一个选择,因为业务人员仍然是能够做出质量保证并拥有流程专业知识的人。这意味着即使与共享交付中心,在本组织内仍然在前两种方式中收集的专业知识。只有那个第七次可选步骤可以工作。

优点:可扩展性,可靠性和灵活性

RPA市场的增长强劲,有充分的理由。这些是RPA的优势:

  • 低码平台:RPA软件通常基于低码开发的原则,这意味着可以通过拖放接口开发机器人而无需使用编程语言。加速实施,使其更容易学习并使甚至是人们甚至可以开发机器人。
  • 高互操作性:RPA可以在许多平台上易于运行,在内部部署或云上。此外,它可以轻松地组合多个接口。
  • 增加依赖:机器人没有疲劳,可以运行24/7,每项活动都记录和审计。这意味着自动化过程不仅降低成本,而且还提高了合规性。
  • 增加速度:机器人可以在一段时间内实现任务,即人类需要完成FTE节省的时间。
  • 操作控制:所有机器人都需要工作是服务器,可以安排在特定时间的机器人,而不会干扰人类活动或其他IT流程。
  • 能见度:由机器人完成的任务是可见的,并且可以比复杂的编程代码更容易理解。此外,许多RPA提供商提供仪表板,总结机器人的有效性和活动。
  • 灵活性:与人类相比,机器人可以很容易地适应工作流程的变化。

缺点:通常需要处理成熟度

一项研究表明,30%至50%的RPA项目最初失败,因为它们未能提供所需的结果(DAS,2018),这就是为什么我强烈建议为您的RPA旅程开始参与顾问。在下文中,我将列出技术的一些缺点以及如何确保最小化缺点。

  • 过程成熟:RPA需要稳定的成熟过程。自动化意味着有一种重复的动作,可以通过机器人“容易地替换”。如果您不确定您的流程,您应考虑介绍业务项目管理或首先准备您的流程。
  • 只有结构化流程:一些过程仍然需要人类监督,因为它们是关键和复杂的。如果该过程有许多例外,这尤其如此。在这里,关键是建立非常好的错误记录,以快速分析异常并改善机器人。
  • 它参与:尽管许多RPA提供商将其作为业务部门的工具销售,但IT部门的参与仍然需要多次。当涉及到支持,灾难恢复,即时和改变管理程序时,这尤其重要。

参考资料

DAS,G.(2018)。机器人过程自动化率为30-50%。从...获得https://www.businesstoday.in/sectors/bpo/robotic-process-automation-failure-rate-inian-bo-business-process-outsourcing-exloco-rohit-kapoor/story/267187.html.
Forrester Research(2014)建立一个专业知识的中心,以支持机器人自动化。
哈拉夫,A.(2017)。RPA实现的好处(和限制)。来自的https://financialservicesblog.accenture.com/the-benefits-and-limitations-of-rpa-implingation
LaCITY,M.,Willcocks,L.,Craig,A。(2015)。TelefónicaO2的特性过程自动化。2019年10月2日。

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