如何用RPA触发数字转换
你是否曾在一个必须在电脑上进行高度手工和重复性工作的职位上工作?让我告诉您一些例子:每天在您的系统中输入超过100张发票，在您的系统中执行几十个预订，或者通过相同的方法从相同的页面收集信息。这些是许多工人的日常工作，可能也在你的工作环境中。这些任务很难用常见的技术实现自动化，因为您需要大量的投资，而这些投资并不会带来回报，而且任务可能会定期更改，因此除了保持手动之外没有其他方法。
然而，通过这种方式，你的公司无法在数字化转型的竞赛中取得进步，而且仍然容易出现无法实现自动化的可避免的缺点:
- 由于手工工作容易出错的过程
- 由于员工疲劳，降低了速度
- 重复性和高要求的工作降低了员工的满意度
机器人过程自动化(RPA)使您能够在不需要复杂的it知识的情况下自动化任务，这是无法通过传统方法实现自动化的:
正如您在图中所看到的，有些活动太复杂了，通过传统的方法实现自动化的成本非常高。例如，这些活动需要跨系统输入数据，而没有公共接口。尽管RPA意味着物理机器人将在您的办公室中四处移动，但它意味着计算机上的手动活动的自动化，如填写电子表格，通过RPA解决方案将信息输入企业资源规划系统(ERP)。在成功实现RPA之后，所有的鼠标移动或键盘输入都将由软件自动完成。下面是一个由RPA自动化的任务示例:
如何:用RPA启动数字转换
在本节中，我将向您解释RPA如何成为数字转型的一个很好的开始，并逐步向您解释如何在您的组织中使用RPA。RPA是开启数字化转型伟大的第一步，原因如下:
- RPA通常被认为是一种低编码技术。这使得员工很容易在很短的时间内掌握RPA和随之而来的方法。
- RPA可以在很短的时间内应用到您公司的大多数手工流程中。这使您能够立即开始最重要的过程，将产生最大的利益。利用您的第一个自动化流程的投资回报，您可以为您的数字转型的进一步努力提供资金。
- RPA不涉及复杂的代码或软件开发，但所有自动化任务都是在屏幕上执行的活动的最后序列。这意味着在员工中获得对RPA的接受是相当容易的，因为结果是容易理解和有形的。
通过RPA可以达到的结果是令人印象深刻的。Telefónica O2表示在自动化了大约160个流程后的三年内，投资回报率介于650%到800%之间(Lacity et al, 2014)。此外，埃森哲报告说，随着RPA的实施，公司可以降低高达80%的流程成本，减少40%的时间，并大幅提高合规(夫,2017)。
在下一节中，我将向您解释如何实现这些结果，以及在此过程中需要避免哪些陷阱。
第一步:了解你的背景，选择正确的目标
您的RPA转换之旅的第一步是理解驱动您的活动的上下文。是什么让你想到要实施RPA?下面是一些常见的故事:
- “我们的员工对高手工和重复性的工作非常不满意。这会导致离职率和缺勤率的增加，因为每个人都会抓住第一个离开工作的机会。”
- “我们经历了显著的增长，特别是由于最近的几笔收购。与录入手册相关的工作量已经暴增，我们无法处理需要录入系统的发票数量。”
- “最近有一名员工在人工数据录入工作中犯了几个严重的错误，导致我们采购部门订购了完全错误的货物。这个错误可以追溯到这样一个事实:员工们只是因为工作量太大而过度劳累了。我们必须提高合规程度。”
- “我们的竞争对手有更高效、更快的后台活动。这在我们的行业中是至关重要的，因为可靠和快速的后台办公活动使我们能够以更低的成本提供服务，并以最佳的服务打动我们的客户。”
- “在我们外包了你们大量的后台活动之后，同样的外包也会回到我们这里。另一个国家员工的工资大幅增长，我们必须找到另一种降低成本的方法。”
理解上下文将在许多方面帮助您，因为它将帮助您定义项目的范围、目标群体和制定正确的目标。这里有一些关于目标的例子
- 降低过程成本
- 将FTE从低附加值的任务中解放出来
- 增加合规性，降低风险
- 缩短工艺的交货期
- 改善客户体验
- 某些活动的可用性日益增加(机器人可以全天候工作)
第二步:制定详细的计划并选择策略
在接下来的步骤中，你需要做出一些重要的战术和战略决策。请记住，现在您只是在为RPA实现的第一波设计一个计划。在第一波中，您可能会将最多5个过程自动化，并使用学到的经验教训来调整您的策略以适应后续的实现。
在这个阶段，有几个问题你需要澄清:
- 谁将使用RPA自动化各种流程?由于RPA是一种低代码工具，它提供了由it部门或专业部门本身驱动实现的可能性。无论如何，两个部门的参与都是至关重要的，因为IT将需要维护基础设施，而专业部门了解流程。
- 我们要为过程自动化创建一个卓越的中心吗?这个问题所要解决的战略方面是该方法是集中RPA知识并将所有人聚集在一起(专注于IT实现和技术知识)还是去中心化方法(专注于业务实现和流程知识)。
- 谁来监督维修活动?RPA需要完善的维护活动，包括调试可能的错误和不断改进所设计的机器人。在这里，决定由哪一方承担责任以及如何最小化维护成本(例如良好的文档、指导方针、错误日志记录)是很重要的。
- 我们将如何管理我们的内部资源?将RPA引入到您的组织中，您也在您的公司中建立了RPA专业知识和知识。需要对知识进行管理、保持其质量并进行结构化，以便能够在正确的时间提供给正确的人。这可能涉及到一个机器人库或最佳实践指南。
- 我们是要追求低代码策略还是高代码策略?低代码策略将使实现更容易、更快、维护更简单，并使业务所有者能够自己进行实现。高编码策略可以处理更多种类和更复杂的任务，同时在组织中构建更强大的功能。
在你设计了一个大致的方法之后，是时候进行更具体的方法了。理想情况下，您将首先开始自动化预计会产生最高投资回报的过程。目标是投资回报，为进一步的自动化提供资金。
步骤3:分析过程(Is-Situation)
在这一步中，您应该分析当前的现有流程，以选择适合第一个实现波的流程。理想的RPA流程将满足以下标准:
- 记录:文档记录良好的过程减少了将知识转换为RPA框架所需的工作。
- 标准化:标准化过程总是需要相同的输入和输出，是长期稳定的，可预测的，其成本是众所周知的。
- 重复:高频率是投资回报最大化和降低成本的基础。
- 规则:基于规则的流程(“如果那样，那么那样”)比需要隐性知识或高级分析组件的流程更容易实现。
- 计算机:这个过程应该包括计算机交互，因为自动化最终将发生在您的it基础设施中。
关键是要关注具有理想的RPA基础且不需要改进的过程。但是，在您未来的RPA工作中，引入业务过程管理作为理想RPA的基础可能很重要。
步骤3:寻找合适的工具
根据您选择的策略，您应该决定具体的实现。这涉及到两个问题:
- 哪个RPA工具最适合我的计划?
- 我要把我的RPA旅程外包给别人吗?
这是两个关键的战略问题，只有在第一波实施浪潮中才会决定。在这方面，让不仅擅长一种工具而且了解其他工具的有经验的顾问参与进来可能是非常有见地和有效的。这样，顾问就能更好地了解你的情况，并通过以下活动为你提供支持:
- 信息请求:向您咨询市场上可用的工具，并帮助您准备技术和业务需求，以选择理想的供应商
- 流程设计:记录RPA工具所要求的正确粒度的过程，并进行过程优化
- 技术实现:为您提供跨越多个行业的专业知识和最佳实践。
- 项目管理支持:支持您所有的项目管理活动，包括变更管理、持续沟通、启动、研讨会和启动生活。
- 发展策略:制定一个清晰的愿景，一个关于如何实现愿景的战略，以及必要的路线图和KPI来监控成功。
步骤4:概念
这一步是通过使用RPA自动化最成熟和最有前途的过程来实现第一波的步骤。这一实施的结果将为进一步评估进一步实施和改进整个过程提供结果。
目标是采取小而快的步骤来获得快速的胜利。一些项目表明，流程可以在两周甚至更短的时间内实现自动化和部署(Lacity et al, 2014)。
步骤5:构建内部能力专业知识
整个努力的目标不应该仅仅是快速地自动化一些流程，还应该将RPA集成为组织的固定部分。这对于RPA实现长期成功至关重要，并涉及建立内部专业知识和能力。
这可能意味着，第一批员工要参加软件的定期培训，偶尔还会请顾问来解决高级问题和进一步的培训。它涉及建立过程文档和过程设计专业知识，以及成功的RPA经验的指导方针。
最后，这将使您能够更快地实施您的RPA项目，建立一个强大的支持中心，以提高RPA服务的稳定性，并从公司内部驱动创新。
步骤6:计划下一个实现波
利用第一波实现浪潮的经验，现在是时候继续第二波实现浪潮了。经验应该使实施更快，更可靠，更有效。
例如，西班牙电信(Telefonica O2)报告称，其员工需要3个月的时间才能完成第一波培训，并积累足够的专业知识，以应对更具挑战性的流程自动化。在第二波浪潮中，该公司甚至成功开发了75个额外的机器人，处理了35%的后台事务(Lacity等人，2014年)。
步骤7:计划外包(可选)
有一种趋势正在慢慢地将RPA自动化过程和机器人维护活动外包给人工成本更低的共享配送中心。这通常使公司能够首先以较低的成本更快地扩大实现规模，并在国际上扩展RPA自动化活动。
但是，一定不要忘记，只有在内部专业知识和RPA能力存在的情况下，外包才是一种选择，因为业务人员仍然是做质量保证并拥有过程专业知识的人。这意味着即使使用共享交付中心，通过前两种方式收集的专门知识仍然保留在组织内部。只有到那时，第7个可选步骤才能起作用。
优点:可扩展性、可靠性和灵活性
RPA市场的强劲增长是有充分理由的。以下是RPA的优点:
- Low-code平台:RPA软件通常基于低代码开发原则，这意味着机器人可以通过拖放界面进行开发，而不需要使用编程语言。这加速了机器人的实现，使它更容易学习，甚至使非it人员也能开发机器人。
- 高互操作性:RPA可以很容易地在许多平台上运行，无论是在预置平台上还是在云上。此外，它可以轻松地组合多个接口。
- 增加的依赖:机器人不会感到疲劳，可以全天候运行，每项活动都有记录和可审计。这意味着自动化过程不仅降低了成本，而且大大提高了遵从性。
- 增长速度:机器人可以在人类完成任务所需的一小部分时间内完成任务，从而节省了全职工作时间。
- 操作控制:机器人只需要一个服务器就可以工作，这样机器人就可以被安排在特定的时间工作，而不会干扰人类活动或其他IT流程。
- 可见性:机器人完成的任务是可见的，比复杂的编程代码更容易理解。此外，许多RPA提供商提供了总结机器人的有效性和活动的仪表板。
- 灵活性:与人类相比，机器人可以很容易地适应工作流中的变化。
缺点:通常需要过程的成熟度
一项研究表明，30%至50%的RPA项目最初失败的原因是它们未能提供预期的结果(Das, 2018)，这就是为什么我强烈建议在您的RPA旅程的开始时聘请顾问。下面，我将列出该技术的一些缺点，以及如何确保将其缺点最小化。
- 流程成熟度:RPA需要稳定成熟的流程。自动化意味着有一个重复的动作可以被机器人“轻松取代”。如果您不确定您的流程，您应该考虑引入业务项目管理，或者首先准备您的流程。
- 只有结构化的流程:有些流程仍然需要人工监督，因为它们非常关键和复杂。如果流程有许多异常，则尤其如此。这里的关键是建立非常好的错误日志记录，以便快速分析异常并改进bot。
- 它参与:尽管许多RPA提供商将其作为业务部门的工具出售，但it部门的参与仍然需要很多次。当涉及到支持、灾难恢复、上线和it变更管理过程时，这一点尤其重要。
参考文献
Das, g(2018)。机器人过程自动化的失败率为30-50%。从检索https://www.businesstoday.in/sectors/bpo/robotic-process-automation-failure-rate-indian-bpo-business-process-outsourcing-exl-ceo-rohit-kapoor/story/267187.html．
弗雷斯特研究公司(2014)建立一个支持机器人自动化的专家中心。
•a .(2017)。RPA实现的好处(和限制)。从检索https://financialservicesblog.accenture.com/the-benefits-and-limitations-of-rpa-implementation．
Lacity, M.， Willcocks, L.， Craig, A.(2015)。机器人过程自动化Telefónica O2。2019年10月2日。
